Dokumenten- / E-Mail-Archivierung

Dokumentenmanagement

Beim Dokumentenmanagement können Sie Ihre Dokumente elektronisch verwalten, was ein schnelles Auffinden der Dokumente und die Ablage von unterschiedlichen Versionen ermöglicht. Zur Ablage  werden die Dokumente mit Schlagwörtern versehen. Elektronische Dokumente können aus jeder Anwendung, z.B. Office-Anwendungen oder per Dokumentenablagedrucker, der Verwaltung hinzugefügt werden. Die elektronische Einbindung von Schriftverkehr auf Papier erfolgt per Scanner Anbindung mit Texterkennung. Bei Warenwirtschaftssystemen ist sogar die automatische Ablage von Rechnungs- und Kundennummern bezogenen Dokumenten möglich. Selbstverständlich können auch Emails archiviert werden.

Mit der von uns verwendeten ecoDMS Lösung erhalten Sie eine gesetzeskonforme Archivierung von Belegen, Briefen, Telefaxen, Verträgen und sämtlichen anderen Dateien.

Weitere Informationen zu ecoDMS finden sie unter www.ecodms.de

Wir begleiten Sie bei der Einführung Ihrer Dokumentenarchivierungssoftware von der Beratung bis zur Umsetzung. Zusätzlich zum Vertrieb der Softwarepakete stehen wir Ihnen bei der Installation und Einrichtung zur Seite und beantworten gerne Ihre Fragen.


E-Mail Archivierung - revisionssicher

Dass die Archivierung von geschäftlicher E-Mail für Ihr Unternehmen ein gesetzliches Muss ist, wissen Sie ja sicherlich bereits. Deshalb stellen wir Ihnen  eine Software vor, mit der Sie aus den rechtlichen Pflichten wirtschaftliche Vorteile generieren können:

MailStore Server archiviert Ihre E-Mails rechtssicher, entlastet Ihren Mailserver und erhöht Ihre Unternehmensproduktivität.

Laut neuester Studien verbringt ein Drittel aller Mitarbeiter bis zu zwei Stunden täglich damit, bestimmte E-Mails zu suchen, jeder Zehnte sogar rund drei Stunden. Mit MailStore Server reduzieren Sie diesen Aufwand auf null, Ihre Mitarbeiter können wesentlich effizienter arbeiten und Sie sparen somit bares Geld!

MailStore besticht nicht nur durch ein exzellentes Preis-Leistungs-Verhältnis, eine einfache Bedienbarkeit und hohe Skalierbarkeit, sondern bietet Ihnen auch zertifizierte Rechtssicherheit und schützt vor Datenverlust.

Interessiert? Wir sind Ihr kompetenter Ansprechpartner, wenn es um clevere E-Mail-Archivierung geht.

 


Wimmer ITK ist ecoDMS-Partner

ecoDMS archiv

Mit diesem plattformunabhängigen Archivsystem können Sie alle Dokumente scannen, archivieren, verwalten und schnell wiederfinden. Alle Daten liegen bei Ihnen und nicht auf fremden Servern.

Die Dokumente werden mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne das Zutun des Benutzers kategorisiert. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab. Via Desktop-Client, Smartphone, Tablet und Weboberfläche kann in Sekundenschnelle auf das Dokumentenarchiv zugegriffen werden. Modernste Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen.

Alle Daten liegen sicher beim Kunden in Containern und einer Datenbank und nicht auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder "einfach manipulierbar" auf dem Dateisystem. Als Client-Server-System bildet der ecoDMS Server die Basis der gesamten Anwendung. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware, sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server wird 1x auf einem zentralen Computer, Server oder NAS installiert. Den ecoDMS Client und die Plugins können Sie dann auf beliebig vielen anderen Computern installieren. Über den Connection Manager wird vom jeweiligen Arbeitsplatz aus die Verbindung zum ecoDMS Server hergestellt. Selbstverständlich können der ecoDMS Server und die anderen Komponenten auch zusammen als Einzelplatzlösung auf einem Gerät installiert werden.

Der komponentenbasierte Process Server (ecoDMS Server) ermöglicht die Plattformunabhängigkeit und enorme Skalierbarkeit der gesamten Archivlösung. Die serviceorientierte Architektur (SOA) des Systems sorgt zudem dafür, dass sich bestehende IT-Infrastrukturen an den geschäftlichen Anforderungen eines Unternehmens modular und flexibel ausrichten lassen. Jedes Unternehmen hat so die Möglichkeit, die Archivierungsprozesse exakt mit den notwendigen Strukturen, Konfigurationen und Berechtigungen zu versehen.

Neue Ära der Dokumentenarchivierung
Die clevere Kombination aus ausgereiften OpenSource Komponenten, gepaart mit professionellen Eigenentwicklungen und einem völlig neuartigen und zeitgerechten Vertriebsmodell, hat auf dem Softwaremarkt völlig neue Wege in Sachen „Digitalisierung und Archivierung" eröffnet. Bei den zahlreichen Mitbewerbern im DMS-Sektor hebt sich ecoDMS mit diesem Modell deutlich ab.

Funktionen

ecoDMS bietet volle Funktionalität für wenig Geld. Das Archiv ist schnell installiert und einfach zu bedienen.

Alle Dateien archivieren

Mit ecoDMS erhalten Sie ein zentrales Archiv für alle Ihre Dokumente. Sie können hier nahezu alle Dateiformate archivieren. Diese können von belieben Stellen aus im Archiv gespeichert werden. Hierzu bietet das System ein umfangreiches Portfolio an Archivierungsfunktionen an.

Zahlreiche Archivierungsfunktionen
Angefangen von der Posteingangsbearbeitung eingescannter Dokumente, über die bequeme Ablage per Drag und Drop von beliebigen, bereits digitalen Dateien und der Bereitstellung verschiedener Plugins für Office- und E-Mail Programme, lässt ecoDMS keine Wünsche offen.

Beliebige Dateiformate archivieren
ecoDMS ermöglicht die Archivierung beliebiger Dokumente und Dateien z.B. PDFs, E-Mails, Office-Dateien, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine, TXT-Dateien, Zeichnungen uvm.
Flexibilität durch zentrale Datenhaltung

Mit dem ecoDMS Archiv sparen Sie Zeit und Geld, weil Sie alle Dokumente ganz schnell in einem zentralen Archiv finden. Die zentrale und standortunabhängige Archivierung all Ihrer Informationen bietet Ihnen und anderen autorisierten Benutzern Zugriff, wo immer Sie sind. Die intuitiv bedienbaren Benutzeroberflächen für Desktop, Webbrowser, Smartphone und Tablet machen es Ihnen ganz leicht, alle Dokumente zentral zu scannen, archivieren und verwalten. Mit ecoDMS haben Sie alle Dokumente zusammen an einem Speicherort.

Elektronische Archivierung in Datenbank und Containern
ecoDMS speichert alle Ihre Daten und Informationen revisionssicher in einer postgreSQL-Datenbank und in Containern. Dieses moderne Speichersystem eröffnet Ihnen ganz neue Möglichkeiten bei der elektronischen Archivierung und gibt Ihnen Sicherheit bei der Datenhaltung, Datensicherung und Wiederherstellung.

Funktionstabelle

Hier finden Sie eine tabellarische Gegenüberstellung der Free4Three, Demoversion, Vollversion und der von ecoDMS unterstützten Betriebssysteme.

  • Fujitsu Service Partner
  • Lenovo BP Emblem
  • Microsoft
  • Mitel
  • New Partner Program Wh Blu Print 160
  • Partner AUTHORIZED Logo 2015
  • ProPartner Silver
  • Sophos Logo Rgb
  • EcoDMS Desktop Logo
  • EcoDMS Archiv
  • Estos Business 350
  • Kyocera Partner Cymk 160
  • Mailstore Certtech 2017
  • Mailstore Registered Partner
  • Tobit Authorized Reseller